Что изменилось в правилах хранения документов

В апреле 2026 года Федеральное агентство по рыболовству приняло приказ, который уточнил перечень документов, возникающих в работе агентства, и установил конкретные сроки их хранения. Хотя декрет относится к отрасли рыбного хозяйства, его принципы применимы и к другим государственным и частным организациям, которым требуется соблюдать нормативные сроки хранения документов.

Ключевые пункты приказа

• Утвержден перечень документов – перечень теперь более подробный, включает новые виды регистрационных актов, договоров и сертификатов.
• Сроки хранения – каждый документ получает индивидуальный срок: от 3 лет для простых справок до 10 лет для финансовой и налоговой документации.
• Критерии уничтожения – после истечения срока хранения документы подлежат уничтожению в соответствии с установленными процедурами, которые исключают риск утечки конфиденциальных данных.
• Обязательность – все субъекты, включая территориальные органы и подведомственные организации, обязаны соблюдать новый перечень и сроки.

Как это влияет на бухгалтерию и налоговый учет

1. Обновление системы документооборота – бухгалтеры должны пересмотреть внутренние регламенты, чтобы новые сроки были отражены в календарях хранения.
2. Контроль сроков – внедрение автоматизированных напоминаний о сроках уничтожения поможет избежать штрафов за нарушение законодательства.
3. Взаимодействие с налоговыми органами – при проверках налоговой службы часто проверяют наличие документов в соответствии с установленными сроками, поэтому своевременное уничтожение несоблюдаемых документов – важный риск‑менеджмент.
4. Переход на электронный документооборот – в рамках новых правил можно продолжать хранить документы в электронном виде, но при этом необходимо обеспечить их целостность и доступность.

Практическое руководство для компаний

• Проведите аудит текущих процедур хранения и сравните их с новым перечнем.
• Обучите персонал требованиям нового приказа, особенно работе с электронными документами.
• Внедрите систему контроля: используйте программные решения, которые автоматически отслеживают даты истечения сроков.
• Подготовьте план уничтожения: определите, какие документы можно уничтожать, а какие сохранять дольше в случае потенциальных проверок.

Итог

Новый приказ Росрыболовства подчеркивает важность точного соблюдения сроков хранения документов. Даже если ваша организация не работает в области рыболовства, принципы, изложенные в приказе, являются хорошим ориентиром для формирования собственных регламентов. Внедрение системного подхода к управлению документооборотом снизит риски, улучшит контроль над налоговым и бухгалтерским учетом и обеспечит соответствие требованиям законодательства.